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Emploi offert

Poste: Adjoint e) à la direction

 

Vous êtes polyvalent, expert en français et très habile avec la comptabilité ? Vous maîtrisez la suite office (excel particulièrement), vous jonglez bien avec une liste de priorités « prioritaires » ? Mais par dessus tout, vous accordez une importance démesurée à l’accueil des clients ?

Faites nous parvenir votre C.V et une lettre de motivation (pas de lettre de motivation…vous ne serez pas lu … et S.V.P… pas de copier coller, vous allez perdre des points 😉 cliquez ici 

Visualisez l’offre sur le site d’emploi Québec ici

Conditions de travail

  • 28h semaine (Possibilité de travail à trois jours semaine)
  • Avantages sociaux, congés maladie et santé mentale, Régime de retraite et régime d’assurance.
  • Taux horaire: 15,62$ à 20,83$ (Échelle salariale, un échelon équivaut à 1 561h travaillées, dans un domaine équivalent)

 

Ah oui vous pouvez aussi lire le profil d’emploi ci-dessous

 

SOMMAIRE

Relevant du directeur, l’adjoint administratif assume un rôle de soutien technique et logistique auprès du directeur ainsi que les membres de l’équipe et du conseil d’administration pour l’ensemble des activités de gestion pour la conduite des affaires de l’association. Notamment, l’adjoint assure la réalisation d’activités administratives, professionnelles et légales dédiées entre autres à la communication, à la production et à la gestion de documents, à la logistique de rencontres, d’évènements et d’activités administratives courantes, et ce, en respect des normes, des politiques, des procédures et du code d’éthique de l’association. Il assume le leadership des façons de faire et maximise leur efficacité. L’adjoint administratif peut être appelé à assurer certains aspects administratifs de la tâche du directeur lors de son absence.

COMPÉTENCES

  • DEC en administration, option bureautique ou finance ;
  • Expérience pertinente en gestion de paie, de tenue de livre informatisée un atout ;
  • Expérience reliée à la relation d’aide, un atout ;
  • Bilinguisme (français et anglais un atout certain), excellente grammaire, orthographe et habileté rédactionnelle en français ;
  • Maîtrise essentielle des logiciels de MS Office : Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook ainsi qu’une connaissance d’un logiciel comptable (Dynacom, Avantage, Simple comptable ou autres) ;
  • Dynamisme et orientation service à la clientèle ;
  • Capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément de façon autonome dans un environnement actif qui demande polyvalence, discrétion et confidentialité ;
  • Flexibilité, polyvalence, initiative et sens développé de la planification, de l’organisation et des responsabilités ;
  • Excellentes habiletés de relations interpersonnelles et de travail d’équipe.

 

RESPONSABILITÉS

Collaborer à la réalisation de l’ensemble des activités administratives découlant de la conduite des affaires de l’association.

  • Assurer un service de tri et de réception à l’accueil, au standard téléphonique et internet ;
  • Agir à titre de personne ressources pour répondre aux demandes de renseignements de ses champs d’activités ou diriger vers la ressource appropriée ;
  • Préparer, rédiger, à partir de brouillons, de textes ou d’idées maîtresses, et voir à la mise en page de toute correspondance, documentation, présentation, formulaire, rapport ou autres et en assurer la révision (orthographe et syntaxe);
  • Distribuer le courrier et répondre à certaines demandes ;
  • Adresser et acheminer le courrier externe ;
  • Envoyer le matériel lors d’événements ou autres;
  • Compiler des données variées, les mettre à jour et produire les rapports statistiques, les transcrire en utilisant les logiciels appropriés et mettre en page les rapports incluant textes, tableaux et graphiques ;
  • Collaborer à l’organisation des réunions (réservation de la salle, ordre du jour, convocation, envoi de documents, etc.);
  • Participer aux réunions qui requièrent sa participation (noter les échanges, rédiger les procès-verbaux, comptes rendus, rapports, etc.);
  • Assurer le suivi des réunions et faire parvenir aux personnes concernées le procès-verbal et les autres documents pertinents ;
  • Organiser les déplacements extérieurs en faisant les réservations, en préparant le matériel nécessaire et en complétant les formulaires requis ;
  • Maintenir le site WEB à jour ;
  • Assurer toute communication avec les fournisseurs (informatique, paie et autres);
  • Voir au maintien des contrôles des pratiques internes (vérification et suivi des approbations dans les limites prévues) et informer de tous problèmes, lacunes ou correctifs à apporter;
  • Participer à la révision, la conception d’outils et de documents de support à la gestion ;
  • Contribuer à la publication de la revue trimestrielle en partenariat avec l’éditeur (suggérer des titres, effectuer de la recherche documentaire, procéder à la mise en page, au montage et aux envois);
  • Collaborer à la formulation des orientations, à l’élaboration du plan d’action, à la rédaction du bilan annuel des activités ;
  • Maintenir la classification des dossiers et de la documentation en fonction du système de gestion documentaire de la direction, incluant la documentation électronique. Collaborer à la préservation et à l’entretien de l’immeuble, des installations et des équipements.
  • Traiter toute demande d’acquisition relative à l’ameublement, à la fourniture et équipement de bureau et s’assurer de la réception ;
  • Tenir à jour l’inventaire et enregistrer les entrées et les sorties des brochures, des dépliants et autres du centre de documentation ;

 

RESPONSABILITÉS (suite …et oui encore des responsabilités)

  • Tenir l’inventaire de la fourniture de bureau et préparer toute demande l’approvisionnement.Participer au traitement des ressources financières.
  • Traiter toute demande de dépôt, de remboursement (compte de dépenses, petite caisse, etc.) et de paiement de facture ;
  • Assurer la gestion de la petite caisse ;
  • Effectuer certaines activités reliées au processus de préparation, de traitement, de vérification et de distribution de la paie ;
  • Saisir périodiquement les entrées et les écritures comptables (salaires, avantages sociaux, déductions à la source, etc.);
  • Voir aux imputations comptables sous sa responsabilité ;
  • Préparer et assurer les remises pour les divers organismes ainsi que les rapports et/ou documents pertinents (assurance collective, rapports et remises gouvernementales, CSST, relevé de fin d’emploi, etc.);
  • Administrer et contrôler les données relatives aux avantages sociaux (assurance collective, banques de congés, etc.), produire les rapports tels que requis et rapporter toute situation particulière ;
  • Participer à la production du budget annuel, des états financiers de fin d’année, à l’identification des besoins financiers, à la préparation des prévisions budgétaires et aux activités de financement. Contribuer à la gestion des ressources humaines.
  • Procéder avec rigueur à la mise à jour quotidienne des données des dossiers du personnel ainsi que des systèmes afférents ;
  • Fournir une assistance reliée aux activités de recrutement ;
  • Procéder à certaines activités lors de l’embauche et du départ d’un employé (ouverture et fermeture du dossier d’employé);
  • Assurer certaines activités reliées à l’embauche d’un nouvel employé ou d’un mouvement de personnel (accueil et intégration). Prendre part à la représentation et à la mise en place de partenariat.
  • S’impliquer aux projets / activités initiés par l’association auprès de la clientèle et/ou de la communauté. Accomplir toute autre activité connexe sans être limitatif.
  • Participer à l’entretien du local incluant les aires de services.
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